Como se sabe, a dinâmica de serviços em algumas Secretarias Judiciais não permite que os servidores internos leiam todos os documentos de cabo a rabo e, na seleção de quais documentos merecem total atenção nas leituras quais vocês acham que são escolhidos para não se ler ? As certidões dos Oficiais de Justiça, obviamente. Claro, se o mandado é de citação, basta verificar na certidão se o destinatário foi citado ou não. Assim pensa o servidor da Secretaria, logo, ele vai olhar na certidão apenas os vocábulos “CITEI” ou “NÃO CITEI”, que também vale para os casos de notificações, intimações, e demais atos processuais. O problema é que muitas dessas certidões trazem dados importantíssimos que podem corroborar para facilitar outras diligências que correrão no curso do processo.

Vejam esse exemplo de uma simples intimação de uma testemunha para uma audiência: expede-se o mandado e o endereço não está completo, porém, como o Oficial conhece a área na palma da mão sai em diligência na procura da pessoa a ser intimada, não encontra o endereço, mas, por sorte, aborda uma pessoa que conhece a pessoa destinatária do mandado, e esta fornece ao Oficial os dados que precisa. Ao certificar o ocorrido o Oficial retifica o endereço na sua certidão para fins de inserção nos autos, contudo, a audiência é remarcada e novo mandado de audiência é expedido, mas, como o servidor da Secretaria não leu todo o conteúdo da certidão anterior onde constava o endereço correto da parte, novamente esse último mandado será expedido com o endereço errado, ocorre que na distribuição o documento chega em mãos de outro Oficial que não tendo a mesma sorte que o anterior, não encontra o endereço e devolve o mandado com o resultado intimação negativa.

Diante desse fato corriqueiro surgem diversos problemas: 1) se essa testemunha tiver sob a cláusula de imprescindibilidade no processo a sua não localização causará grave dano à instrução processual e o Promotor de Justiça poderá criar caso perante o juiz pelo fato de que um Oficial achou a testemunha e o outro Oficial não a achou; assim, colocará em cheque a qualidade do serviço do segundo Oficial; 2) por sua vez, o juiz, diante dessas circunstâncias novamente remarcará a audiência e acionará o segundo Oficial para que justifique o fato de não encontrar a testemunha se o primeiro Oficial a encontrou, e o juiz assim procede porque também não leu a certidão do Oficial anterior; 3) fica clarividente que a Secretaria foi quem trabalhou mal porquanto não leu atentamente a certidão do primeiro Oficial que colocou em sua certidão o endereço completo da testemunha convocada; e muitas outras implicações que não vamos aqui declinar.

Fato é que ante a todo esse contexto tenho uma sugestão para os colegas Oficiais apreciarem: já sabemos que nossas certidões nem sempre são lidas de cabo a rabo, certo? Ok, mas, por incrível que pareça, todas as informações concernentes às tramitações externas e internas dos documentos no Sistema Libra são lidas pelos servidores das Secretarias, nesse ponto podemos contribuir para amenizar o problema da falta de leitura de dados importantes nas nossas certidões, inserindo sucintamente no campo “JUSTIFICATIVA” frases do tipo: “atentar para novo endereço”; “atentar para retificação de endereço”; “acusado já falecido”; “devolução por falta de anexo”; “devolução por falta de assinatura no mandado”; etc. o pari passu ficará assim: acesse ao libra com o seu login, depois clique em “libra”, depois em “mandado”, depois em “devolução de mandado por Oficial”, depois marque “sim” para as opções “diligência cumprida” e “mandado cumprido” e na parte que traz o campo “justificativa” escreva as frases que correlacionadas com o seu caso e que contribuirão para as correções nos mandados futuros. Esse procedimento não leva nem 30 segundos, e pode dar o máximo de efetividade processual e o mínimo de dor de cabeça aos Oficiais.

Por Milton Alencar, Oficial de Justiça Avaliador no TJPA